Ya hemos indicado al ver la forma de responder a un mensaje que cada vez que enviábamos una respuesta la dirección del destinatario se añade a la libreta de direcciones. Para acceder a la misma puedes hacerlo desde el menú Herramientas  >  Libreta de direcciones, pulsando sobre el icono libreta de direcciones en la barra de herramientas o, si lo prefieres, mediante la combinación de teclas que se te indica en la propia opción al desplegar el menú de herramientas.

Una vez en la libreta de direcciones lo primero que podemos hacer es pulsar el icono nuevo contacto que nos dará paso a una ventana para poder completar una ficha del nuevo contacto. Esta ficha tiene capacidad para recoger múltiples datos acerca de la persona que estamos incorporando a nuestra libreta de direcciones. Su apariencia depende de las versiones, llegando incluso a la incorporación de foto del contacto si se desea.

 

Originalmente el programa incorpora todas las nuevas fichas a lo que denomina Libreta de direcciones personal, aunque podemos crear diferentes libretas de forma que cada ficha aparezca donde realmente le corresponde.

Para crear una nueva libreta de direcciones tendremos que acudir al menú Archivo  >  Nuevo  >  Libreta de direcciones ya que no tenemos ningún icono que nos permita realizar la operación directamente.

Para poder guardar una ficha en una carpeta ésta tiene que estar creada previamente, aunque siempre podremos guardarla en la libreta personal y reorganizar las fichas con posterioridad, creando las carpetas necesarias y arrastrando y soltando las fichas en la carpeta que queramos.

Es un buen sistema de organización para tener bien estructurada nuestra libreta de dirección en diferentes temáticas y grupos que son de un uso más o menos frecuente.

Un sistema de libreta de direcciones bien organizado nos permitirá localizar rápidamente a nuestros contactos y globalizar muchos de nuestros mensajes de una forma rápida y sencilla. En la imagen siguiente puedes ver una libreta de direcciones con una estructura de nuevas libretas creadas para organizar mejor las direcciones.

 

En el listado de direcciones aparecen dos tipos de iconos: uno que nos indica que se trata de un nuevo contacto individual y otro que sirve para representar lo que denominamos Lista de correo . De hecho en la imagen se ven varias listas de correo y se ve que no aparece ninguna dirección de correo junto al nombre. Cuando se accede a una lista, se da paso a un listado en el que aparecerán los nombres y direcciones de todos los miembros de la misma.

Cuando necesites enviar el mismo mensaje a los miembros de la lista no necesitarás confeccionarla uno a uno, sino que eligiendo este único destinatario colectivo, el programa se encargará de realizar el envío a todos los miembros.

 

Para crear una nueva lista se pulsa el botón Nueva lista y aparece una ventana para introducir los datos.

Le indicamos al programa la libreta en la que queremos guardar la lista, el nombre de la misma y pasamos a introducir las direcciones de los miembros de la misma. Si se trata de direcciones que ya estaban en nuestra libreta de direcciones se irán autocompletando a medida que escribamos y podremos seleccionarlas con un simple clic sin necesidad de escribirlas completamente.

La descripción puede ser un dato complementario interesante, aunque lo habitual es que el nombre de la lista sea ya lo suficientemente significativo.

Si en algún momento necesitamos editar los datos de cualquiera de las fichas, tanto individual como de lista de correo, que tengamos en nuestra libreta bastará con hacer un doble clic sobre ella o bien pulsar sobre el icono Propiedades teniéndola señalada. Para borrarlas utilizaremos el icono Eliminar o, más rápidamente, la tecla Supr.